Description: RÈGLEMENTS DU REGROUPEMENT DES BÉNINOIS DE L’OUTAOUAIS (REBO) SIÈGE SOCIAL 1. Le siège social du REBO est situé dans la ville de Gatineau, dans la province de Québec. MEMBRES 2. Seules les personnes intéressées à promouvoir les objectifs du REBO peuvent faire partie de celui-ci. 3. Peuvent voter ou se faire élire au Conseil d’administration (lequel remplit en même temps les fonctions de Secrétariat du REBO) seuls les membres en droit, définis comme étant les personnes d’origine béninoise et leurs conjointes/conjoints, résidant dans la Région de la capitale nationale et s’étant acquitté des droits annuels fixés par l’Assemblée générale. 4. Les personnes n’ayant pas droit de vote participent aux activités du REBO à titre de membres sympathisants ou de membres honoraires. 5. Un membre peut se retirer du REBO à tout moment et à volonté. ASSEMBLÉE DES MEMBRES 6. Le REBO tient une assemblée générale ordinaire une fois par an. La date de cette assemblée est fixée à l’occasion de la séance précédente. Elle doit cependant se tenir dans la région d’Ottawa-Gatineau, au plus tard 30 jours après la fin du mandat du Secrétaire général, lequel est d’une durée d’un an. 7. L’Assemblée générale délibère sur la modification des statuts, la nomination ou révocation des membres du Conseil d’administration/Secrétariat, l’approbation des budgets et des comptes, la dissolution du REBO. Les membres peuvent, à cette occasion, examiner toute question spéciale ou générale. 8. Le Conseil d’administration peut, sur avis du Président/Secrétaire général et si les circonstances le veulent, ou lorsqu’un tiers des membres en droit en fait la demande, convoquer une assemblée extraordinaire. 9. Le quorum est formé par le tiers des membres actifs. 10. Un avis de convocation par écrit à une assemblée annuelle ou générale extraordinaire doit être envoyé à tous les membres, au moins 14 jours à l'avance. L'avis d'une assemblée où des affaires spéciales seront traitées doit fournir aux membres suffisamment de détails pour permettre aux membres de se former un jugement éclairé sur celles-ci. L'avis pour chaque réunion des membres rappellera aux membres s'ils ont le droit de nommer un fondé de pouvoir. 11. Chaque membre votant présent dispose d'une voix, lors de l'assemblée. Un membre peut, par procuration écrite, nommer un fondé de pouvoir pour assister et le représenter à une réunion spécifique des membres, dans la manière et dans les limites autorisées par la procuration. Un fondé de pouvoir doit être membre en droit du REBO. 12. Une fois le quorum atteint, les décisions sont prises à la majorité des membres présents. En cas d’impasse (égalité parfaite et partagée des voix), la décision sera prise en considérant uniquement le vote des membres du Secrétariat. Si l’impasse persiste, la décision sera reportée à une assemblée extraordinaire. CONSEIL D’ADMINISTRATION DU REBO 13. L’Assemblée générale est l’instance suprême du REBO. Elle est dirigée par le Président du Conseil d’administration/Secrétaire général, ou le Vice-président/Secrétaire adjoint en l’absence de celui-ci. L’Assemblée générale délègue son pouvoir exécutif au Conseil d’administration/Secrétariat. 14. Le Conseil d’administration/Secrétariat du REBO comprend le Président/Secrétaire général, le Vice-président/Secrétaire adjoint, le Secrétaire aux affaires financières, le Secrétaire aux affaires administratives et le Secrétaire aux affaires communautaires. 15. Le Conseil d’administration/Secrétariat se réunit selon un calendrier établi par ses membres à la première réunion suivant leur élection. Un avis doit être envoyé au moins 14 jours avant la réunion. Il doit se tenir au moins une (1) réunion du Conseil par année. Aucune erreur ou omission dans le préavis donné pour une réunion ou l'ajournement d'une réunion du Conseil d'administration n'annulera ladite réunion ou les mesures qui y auront été prises, et un administrateur peut, en tout temps renoncer au préavis et ratifier, approuver ou confirmer les mesures prises ou adoptées à ladite réunion. Chacun des administrateurs présents dispose d'une (1) voix lors de la réunion. 16. Une majorité des administrateurs siégeant formeront le quorum des assemblées du Conseil d'administration. Lorsqu'il y a quorum à une assemblée du Conseil d'administration, celui-ci sera apte à exercer ses autorités, pouvoirs et discrétions tel que permis par les règlements du REBO. 17. Les membres du Conseil d’administration/Secrétariat sont âgés de 18 ans ou plus, ne perçoivent aucune rémunération et ne peuvent retirer, directement ou indirectement, un profit de leur charge en soi. FONCTIONS DU SECRÉTARIAT 18. Le Secrétaire général, qui est en même temps Président du Conseil d’administration, assume la responsabilité première du REBO. Il en coordonne le fonctionnement et le représente à l’extérieur. Il défend les intérêts du REBO et en est le porte-parole. Il en fait la promotion au sein de la communauté et dans les instances pertinentes. Le Secrétaire général délègue ses fonctions selon les prescriptions des statuts et règlement. Il convoque les réunions et autres consultations du Secrétariat ainsi que les assemblées générales ordinaires et extraordinaires des membres du REBO. La signature du Secrétaire général est requise, conjointement avec celle du Secrétaire aux affaires financières, pour toute sortie de fonds des caisses du REBO. 19. Le Secrétaire adjoint, qui est même temps Vice-président du Conseil d’administration, est le reposoir des documents du REBO, notamment les textes constitutifs, les procès-verbaux, les rapports, et autres matériels d’information. Il remplit les fonctions de Secrétaire général en l’absence de ce dernier. 20. Le Secrétaire aux affaires financières est chargé des finances du REBO. Il assure la gestion des fonds et la tenue des livres. Il a la responsabilité de présenter un rapport sur l’état financier du REBO à l’Assemblée générale. La signature du Secrétaire aux affaires financières est requise, conjointement avec celle du Secrétaire général, pour toute sortie de fonds des caisses du REBO. 21. Le Secrétaire aux affaires administratives assure le soutien général au Secrétariat et à l’ensemble du REBO. Il assure la mise à jour de la liste des membres, organise la correspondance, assure la révision des textes constitutifs, coordonne la tenue des réunions (organisation, gestion, logistique) ainsi que la création des comités ad hoc. 22. Le Secrétaire aux affaires communautaires veille aux affaires communautaires, sociales, culturelles et autres du REBO. Il constitue une force efficace de regroupement. Il assume la responsabilité en matière d’accueil de nouveaux arrivants béninois dans la région ainsi que des interventions d’ordre social (naissances, mariages, deuils, déménagements, emménagements, etc.). 23. Des comités ad hoc seront créés, selon les besoins, pour remplir des fonctions ponctuelles à l’appui du Secrétariat. Ils ont pour but de rendre fonctionnel le Secrétariat, ce dernier assumant l’ultime responsabilité des activités ordinaires et extraordinaires du REBO. Les membres des comités ad hoc ne perçoivent aucune rémunération et ne peuvent retirer, directement ou indirectement, un profit de leur charge en soi. 24. Les administrateurs du REBO peuvent à l'occasion autoriser des dépenses au nom du Regroupement. 25. Le Conseil d’administration/Secrétariat peut prendre toutes les mesures jugées nécessaires pour permettre au REBO d'acquérir, d'accepter, de solliciter ou de recevoir des legs, présents, règlements et dons de toutes sortes dans le but de promouvoir les buts du Regroupement. ÉLECTIONS DES MEMBRES DU CONSEIL D’ADMINISTRATION/SECRÉTARIAT 26. Les candidats aux différentes fonctions du Conseil d’administration/Secrétariat sont élus individuellement à l’occasion de l’Assemblée générale ordinaire. 27. Tout membre en droit peut se porter candidat à l’une ou l’autre des fonctions du Conseil d’administration/Secrétariat ou à un comité ad hoc. 28. Tout membre en droit peut proposer un candidat à l’une ou l’autre des fonctions du Conseil d’administration/Secrétariat ou à un comité ad hoc. Toute proposition de candidature doit être appuyée par un membre autre que le promoteur, et consentie par le candidat proposé. 29. Toutes les candidatures sont recueillies par le Secrétaire aux affaires administratives, qui assume la responsabilité de l’organisation des élections ou celle des comités ad hoc. MANDAT 30. Le mandat du Présdient du Conseil d’administration/Secrétaire général est d’une durée d’un an renouvelable. Les autres membres du Conseil d’administration/Secrétariat exécuteront un mandat de deux ans renouvelable. DÉMISSIONS 31. Tout membre du Conseil d’administration/Secrétariat ou d’un comité ad hoc souhaitant démissionner de ses fonctions doit en informer le Secrétaire aux affaires administratives ou, si ce dernier est l’intéressé, le Secrétaire général. 32. En cas de démission du Présdient du Conseil d’administration/Secrétaire général, le Vice-président/Secrétaire adjoint assume ces fonctions jusqu’aux prochaines élections. Pour toute autre démission, le Conseil d’administration/Secrétariat désignera un autre membre en son sein pour assurer l’intérim jusqu’aux prochaines élections. 33. En cas de démission d’un membre de comité ad hoc, le Secrétaire aux affaires administratives nommera un remplaçant pour le reste du mandat du comité concerné. 34. Tout membre démissionnaire peut présenter de nouveau sa candidature à l’une ou l’autre des fonctions du Conseil d’administration/Secrétariat aux prochaines élections. 35. Le Secrétaire aux affaires administratives répond intégralement, devant l’Assemblée générale, de la composition – nomination, démission, révocation – de tous les comités ad hoc. RESSOURCES DU REBO 36. Le Conseil d’administration veille à la gestion des biens et des affaires du Regroupement des Béninois dans l’Outaouais. 37. Les ressources du REBO proviennent des cotisations annuelles fixées par l’Assemblée générale, des souscriptions volontaires, des produits de ses activités, des subventions, des dons et autres contributions potentielles. 38. Toute somme versée par chèque ou en espèces au REBO est perçue par le Secrétaire aux affaires financières contre un reçu. Les fonds sont versés dans un compte bancaire ouvert à cet effet et géré au nom du REBO conjointement par le Secrétaire général et le Secrétaire aux affaires financières. 39. Pour les menues dépenses, le Secrétaire aux affaires financières peut disposer d’une caisse dont le montant maximal est fixé par l’Assemblée générale. 40. Nul ne doit faire usage des ressources et (ou) de la raison sociale du REBO à des fins autres que celles mandatées par l'Assemblé générale, au risque de faire face à des conséquences appropriées. SOUSCRIPTION DE DOCUMENTS 41. Les documents de nature officielle, contractuelle ou autre, nécessitant la signature du REBO, seront signés par le Secrétaire général et le membre fonctionnel du Secrétaire et engagent, une fois signés, le Regroupement sans autre formalité. PROCÈS-VERBAUX DU CONSEIL D’ADMINISTRATION/SECRÉTARIAT 42. Les membres ne peuvent consulter les procès-verbaux du Conseil d'administration/Secrétariat; chaque administrateur doit par contre en recevoir une copie. EXERCICE FINANCIER 43. Sauf indication à l'effet contraire de l’Assemblée générale, l'exercice financier du REBO prend fin le 31 mars. MODIFICATION DES RÉGLEMENTS 44. Les règlements du REBO non compris dans les lettres patentes, peuvent être abrogés ou modifiés par voie de règlement, ou un nouveau règlement ayant trait aux exigences du paragraphe 155(2) de la Loi sur les corporations canadiennes peut être adopté par la majorité des administrateurs lors d'une assemblée du Conseil d'administration, et sanctionné par au moins les deux tiers des membres lors d'une assemblée dûment convoquée dans le but d'examiner lesdits règlements, à condition que l'abrogation, la modification ou l'adoption desdits règlements n'entre pas en vigueur avant son approbation par le ministre de l'Industrie. VÉRIFICATEURS 45. Lors de chaque assemblée annuelle, les membres nomment un vérificateur pour la vérification des comptes et des états financiers de la société. Le vérificateur doit faire un rapport aux membres à la réunion annuelle. Il reste en fonction jusqu'à l'assemblée annuelle suivante, à condition que les administrateurs puissent pourvoir à toute vacance qui se produit fortuitement au poste de vérificateur. La rémunération du vérificateur est fixée par le conseil. REGISTRES 46. Le Conseil d’administration, par les soins du Secrétaire aux affaires financières, doit veiller à la tenue de tous les registres du REBO prévus par les règlements du Regroupement ou toute loi applicable. INTERPRÉTATION 47. Dans les présents règlements et dans tous les autres que le REBO adoptera par la suite, sauf si le contexte prévoit le contraire, les termes au masculin ou au singulier comprennent le féminin ou le pluriel selon le cas, et vice versa, et les renvois aux personnes comprennent les entreprises et les sociétés.
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